Die zentrale Zahlstelle im Kassenamt nimmt Zahlungen für zahlreiche Fachämter an. Insbesondere hier wird daher auf die Revisionssicherheit des Kassensystems geachtet. Hinweise für Orga-, EDV- und Finanzabteilung.
Gebühren, Leistungen und Artikel: Der gesamte Katalog muss mit korrekten Umsatzsteuersätzen hinterlegt werden. Für dezentrale Strukturen, Abteilungskassen in den Einzelämtern und Verwaltungsaußenstellen gelten die gleichen Regeln zur Umsatzsteuerpflicht wie für die Zentralkasse - unabhängig davon, ob Bargeld oder EC-Cash-Zahlungen laufen.
Gesetzliche Grundlage
Im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2015 wurde das Umsatzsteuergesetz (UStG) geändert. Die Neuregelung des § 2b betrifft die Kommunen als juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR). Mit in Kraft treten zum 1.1.2017 wurde der öffentlichen Hand noch übergangsweise eine Steuerbefreiung gewährt, die Ende 2022 ausläuft.
Worauf müssen Organisations- bzw. EDV-Verantwortliche beim Kassensystem achten?
Im Kassensystem ist das korrekte Umsatzsteuermerkmal bzw. der relevante Steuersatz zu hinterlegen. TopCash verfügt dazu über eine zentrale Verwaltung der Umsatzsteuersätze. Sollte befristet ein von der Norm abweichender Steuersatz Anwendung finden (Stichwort Corona-Sonderregelungen), wird ein Gültigkeitszeitraum für alle betroffenen Leistungen an einer Stelle eingepflegt.
TopCash muss zudem mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) prüfungssicher gestaltet werden. Es gibt Cloud-TSE-Systeme (anfällig, z.B. Ausfall der Internetverbindung) sowie hoch verfügbare netzwerkgebundene TSE, wie sie TopCash im Netzwerk der Verwaltung ansteuert. Die TSE dient als revisionssicherer Nachweis ordentlichen Buchungsverkehrs für die Prüfer des Finanzamtes.
Anhaltspunkte für die Finanzverwalter
Welcher Mehrwertsteuersatz auf welche Leistung?
Leider stellen die Finanzbehörden (Ministerien, Oberfinanzdirektionen und Landesfinanzämter) dafür keine einheitlichen Gebühren-Steuer-Zuordnungskataloge zur Verfügung. Je nach Bereich werden nicht alle Vorgänge mit Umsatzsteuer belegt.
Die Abgrenzung obliegt der jeweiligen Kommune. Die jeweiligen örtlich zuständigen Finanzämter beraten die Verwaltungen dazu unter Bezugnahme auf die allgemeinen Vorschriften und Interpretationshilfen des Bundesministeriums für Finanzen.
Vereinfacht gilt: „hoheitliche Leistung“ bleibt bei 0%. „Marktrelevante“ Leistungen, die auch von externen Dienstleistern erbracht werden könnten, werden mit dem ermäßigten oder dem regulären Steuersatz belegt.
Beispiele:
- Standesamt: Heiratsurkunde USt.-frei. Stammbuch USt.-pflichtig.
- Bürgerbüro: Amtliche Blätter keine MwSt., nicht amtliche Broschüre steuerpflichtig.
- Abfallwirtschaft: Grundausstattung an Mülltonnen/Müllsäcken gemäß Satzung umsatzsteuerfrei. Zusatzausstattung und Sonderleistungen über die Grundentsorgung hinaus umsatzsteuerpflichtig.
- Touristinfo und Museum: Als freiwillige Leistung keine kommunale Pflichtaufgabe, d.h. reduzierter bzw. normaler Steuersatz je nach Artikel.